案内状は2ヵ月～1ヵ月半前に送り、1ヵ月前までに返信を締切るように。案内状は参加意欲を左右するもの。期待感を高める内容を盛り込むように心がけて。
＜案内状の種類とポイント＞
最近は往復ハガキのほか、メールの利用も増えている。また、無料のホームページを利用しサイトを開設するなどの方法も。
◆往復ハガキ
丁寧な印象を与えたいときは、往復ハガキによる案内状がベスト。ゲストが場所や時間などの情報を手元に保管できるメリットも。限られたスペースなので、内容はできるだけ簡潔にまとめるように。
◆メール
メールは手軽でコストも時間もかからないというメリットがある反面、忘れられやすいという一面も。迷惑メールと間違われないように、メールのタイトルにはふたりの名前を入れて送るように。
◆電話・FAX
電話で直接話したほうが出席してもらいやすい場合も。直前に誘う場合も、まずは電話を。ただし、日時や会場についての情報はFAXやメールで改めて送るように。
